Assistant de direction : fiche métier
L'assistant de direction travaille aux côtés d'un membre de la direction ou d'un manager, qu'il décharge d'un certain nombre de tâches opérationnelles et administratives. De la préparation des dossiers à l'accueil des visiteurs, il seconde son supérieur pour mieux lui dégager du temps.
Travailler en tant qu'assistant de direction, ça veut dire quoi exactement ?
L'assistant de direction collabore étroitement avec son supérieur hiérarchique afin de faciliter son quotidien. En véritable bras droit, il soulage le responsable de service auprès duquel il officie ou le directeur général de sa structure pour mieux lui permettre de se concentrer sur ses missions. En pratique, l'assistant s'occupe de
- réceptionner et trier le courrier, puis l'archiver
- filtrer les e-mails et les appels téléphoniques
- préparer, ranger et classer divers dossiers
- accueillir partenaires, clients et prospects de passage
- gérer l'emploi du temps du collaborateur qu'il épaule en tenant compte de ses priorités avant d'arrêter rendez-vous, appels, déplacements et réunions
- mettre en forme les comptes-rendus de réunions et transmettre ce résumé aux parties prenantes concernées
- rédiger des supports de communication pour mieux relayer les informations en interne et en externe
- commander fournitures et matériel
- etc.
Tout au long de la journée, l'assistant de direction fait le point avec son supérieur afin de le tenir informé de l'avancement de son travail ou encore de lui rappeler une échéance à venir. Ponctuellement, il peut également être amené à piloter l'organisation logistique d'événements internes et externes (voyages, séminaires, salons, etc.). Selon l'envergure de son organisme comme son mode de fonctionnement interne, il lui arrive parfois même de prendre la tête d'une équipe administrative.
Par quelles qualités et compétences se distingue l'assistant de direction ?
L'assistant de direction joue un rôle d'interface entre son directeur et une multitude d'interlocuteurs. Entre sens de l'accueil, aisance orale et discrétion, exercer ce métier de contact suppose de nombreuses qualités relationnelles. Malgré les imprévus qui ne manquent pas d'émailler son quotidien, l'assistant de direction ne se départit jamais de sa bonne humeur. Il se montre d'ailleurs aussi réactif qu'efficace au moment de pallier un contretemps ou de résoudre une complication de dernière minute. Jongler entre l'emploi du temps de son supérieur et ses propres prérogatives exige autant de rigueur organisationnelle. Outre ses compétences interpersonnelles, l'assistant de direction possède un solide savoir-faire administratif et technique. Il cumule des connaissances transverses en :
- sténographie, techniques de prise de notes et normes rédactionnelles
- veille réglementaire et informationnelle
- droit social et du travail
- informatique (outils bureautiques, outils de reporting, etc.)
- gestion administrative du personnel
- production de tableaux de bord
- techniques de classement et d'archivage (fonds documentaire, documentation professionnelle et réglementaire, etc.)
- organisation et suivi logistique d'événements
- conception d'actions de communication
- etc.
Dans quels secteurs d'activité l'assistant de direction travaille-t-il ?
De nombreux secteurs professionnels se reposent sur la polyvalence de l'assistant de direction. À l'instar de nombreux métiers du secrétariat, l'assistant est d'ailleurs souvent une assistante de direction, car même si cela est voué à évoluer, cette fonction est très féminisée. Les PME du secteur tertiaire se placent au premier rang des recruteurs, suivies de près par les entreprises du secteur industriel. Travaillant au sein d'un grand groupe international, l'assistant de direction ne peut alors faire l'impasse sur un anglais courant, voire plusieurs autres langues en fonction de la zone couverte par son entreprise. Des débouchés l'attendent également hors du secteur privé dans des collectivités locales ou encore des associations.
Vers quelle formation se diriger pour devenir assistant de direction ?
Dès le lycée, les futurs assistants de direction peuvent opter pour un bac professionnel gestion et administration ou un bac technologique en sciences et technologies du management et de la gestion (STMG). Les jeunes bacheliers ont alors la possibilité de viser des études courtes en validant un BTS en deux ans Comme par exemple le BTS support à l'action managériale (SAM) alliant théorie et apprentissage de terrain par le biais de stages, voire d'une formation en alternance au sein d'un établissement public ou même d'une grande école privée. Mises en situation professionnelle, travaux de groupe et conférences ponctuent également le parcours. Ce diplôme de niveau bac+2 peut alors constituer un tremplin vers un bachelor en ressources humaines permettant d'envisager des fonctions d'encadrement ou une spécialisation dans le domaine des RH en cours de carrière.
Perspectives salariales et évolution professionnelle de l'assistant de direction
Le salaire médian d'un assistant de direction débutant s'élève à 2 000 € bruts mensuels environ, tandis qu'un profil expérimenté peut percevoir entre 3 300 et 3 800 € par mois. Plusieurs perspectives d'évolution l'attendent alors à des postes d'assistant RH, d'assistant technique ou d'assistant administratif. Selon son parcours académique, l'assistant peut aussi bénéficier d'une promotion au poste de responsable des services généraux ou même de chargé de communication RH.
Collaborateur indispensable à l'action d'un manager ou d'un directeur, l'assistant de direction pilote de nombreuses tâches. Gestion de projet, communication ou encore gestion des ressources humaines, la polyvalence est de mise à ce poste pluriel. Des écoles proposent donc le BTS SAM vous dispensant de solides notions managériales, administratives, économiques et juridiques.
